از جمله فعالیت‌های مهم و ضروری در انبارها فرایند حمل و نقل کالا در انبارهاست.
حمل و نقل که به عنوان یکی از اجزا لاینفک انبار و در عین حال از جمله فعالیت‌های هزینه‌بر مدیریت انبار می‌باشد. حمل و نقل کالا از یک سو مستلزم صرف وقت و نیروی انسانی بوده و از سوی دیگر هزینه‌های مختلفی مانند هزینه‌های خسارت و صدمه دیدن کالا در انبار را به دنبال دارد.
لذا توجه به مدیریت صحیح حمل و نقل کالا در انبار از جمله ضروریات مدیریت انبار می‌باشد، البته استقرار صحیح کالاها در انبار، به عنوان یک پیش زمینه، نقش مهمی در بهبود وضعیت حمل و نقل کالاها خواهد داشت. از جمله نکات قابل بررسی در مورد حمل و نقل می‌توان به وسایل حمل و نقل، هزینه‌های حمل و نقل و بهبود بازده اقتصادی حمل و نقل کالا در انبار اشاره نمود.
به منظور کاهش هزینه و افزایش بازده اقتصادی حمل و نقل کالا، مدل‌های کمی مختلفی وجود دارد که برخی از آن‌ها در جابه جایی انبار قابل استفاده می‌باشند.
در مورد وسایل حمل و نقل می‌توان به برخی از موارد زیر اشاره کرد:
- پالت‌ها
- نقاله
- جراثقال (جرثقیل)
- لیفت تراک
اصول ایمنی و حفاظت کالا
یکی از وظایف مهم انبارداری، رعایت اصول ایمنی و محافظت از نیروی انسانی و اجناس انبار می‌باشد و لذا هر گونه اهمال و کوتاهی در رعایت اصول ایمنی می‌تواند ضایعات جانی و مالی گران و بعضاً غیر قابل جبرانی را به دنبال داشته باشد. به منظور نیل به موفقیت در نگهداری اجناس و افراد و جلوگیری از بروز حوادث و صدمات ناشی از آن‌ها باید برخی از نکات زیر را مورد توجه قرار داد:
1- کاهش تردد اشخاص
یکی از اولین اقدامات در جهت محافظت از انبار محدود کردن تردد اشخاص غیر مجاز به انبار می‌باشد، تا بدین وسیله علاوه بر کاهش خسارت احتمالی وارد به کالا از تغییرات احتمالی در میزان موجودی‌ها که بدون طی کردن مراحل اداری انجام می‌شود جلوگیری به عمل آید.
برای داشتن محل کار سالم به چه کارهایی بپردازیم؟
2- نصب علائم و برچسب های هشدار دهنده
نصب علائم راهنما و هشداردهنده باعث رعایت اصول و شرایط مربوط به انبار و اجناس آن از سوی مراجعین به انبار می‌گردد و لذا احتمال صدمه زدن به کالا و یا صدمه دیدن افراد کاهش می‌یابد.
3- آموزش انبارداران
آموزش طریقه صحیح حمل و نقل اجناس و بکارگیری ابزار موجود در انبار و آموزش اصول و لوازم ایمنی کار می‌تواند نقش مهمی در کاستن از حوادث انبار داشته باشد.
4- فراهم نمودن وسایل حفاظت فردی
لازم است وسایل حفاظت فردی ازقبیل لباس، کلاه ایمنی، دستکش، کفش، ماسک، عینک و… برحسب ضرورت تهیه و در اختیار کارکنان انبار و در صورت لزوم سایر مراجعین به انبار قرار گیرد.
5- استقرار صحیح کالا ها در انبار
استقرار و چیدن صحیح کالا متناسب با نوع کالا و اجناس انبار امری ضروری است، از جمله مواردی که باید در استقرار کالاها بدان توجه نمود عبارتند از:
- عدم مسدود کردن درب‌های اضطراری و خروجی به وسیله برخی کالاها و اجناس
- قرار دادن مواد محترقه و منفجره در محیط‌های دور از جرقه و دور از منابع حرارتی مثل بخاری و شوفاژ و…
6- فراهم نمودن وسایل حفاظت و ایمنی کار
نصب سیستم‌های تهویه، سیستم اعلام حریق، درب‌های اضطراری، دستگاه‌های اعلام خطر نظیر زنگ‌ها، وسایل اطفای حریق و کپسول‌های آتش نشانی در انبارها بسیار ضروری است و می‌تواند در تأمین سلامت و جلوگیری از گسترش احتمالی حوادث (در صورت بروز حوادث) تاثیرگذار باشد.
7- نظارت دائم بر سیستم های برق رسانی و سیم کشی
نورپردازی مناسب در محیط کار علاوه بر تأثیر روحی و روانی بر کارکنان باعث تقلیل تصادفات محیط کار می‌شود. همچنین سیستم سیم‌کشی انبار و وسایل برقی موجود در آن باید به طور متناوب به وسیله متخصصین مربوطه کنترل گردد.
8- اجتناب از فعالیت های خطر زا در انبار
در انبار باید از فعالیت‌هایی که ممکن است باعث بروز مشکل گردند از قبیل روشن کردن آتش، استعمال دخانیات و غیره اجتناب ورزید.
9- در دسترس بودن لوازم کمک های اولیه
لوازم کمک‌های اولیه، نشانی و شماره تلفن‌های ضروری مانند اورژانس یا آتش‌نشانی و موارد مشابه باید در مکان‌های در دسترس قرار گیرند.
نقش و اهمیت فناوری در سفارشات لجستیک چیست؟
10- خروج کالا از موسسه و سازمان
به منظور خارج ساختن کالا از سازمان یا موسسه، لازم است فرم«خروج کالا »تکمیل و به امضاء مسئولین ذیربط رسانده شود.
بکارگیری سیستم کاردکس برای سازمان‌ها مزایای متعددی به دنبال دارد:
- آگاهی از میزان ورودی و خروجی برای هر قلم از کالاها
- دسترسی سریع به آخرین مانده موجودی کالاها و سایر آمارهای مورد نیاز مانند میزان داد و ستد اقلام، مصرف ماهیانه یا سالانه کالا
- آگاهی از حجم تبادل اقلام و شناسایی اقلام پرمصرف یا اقلام راکد و کم گردش جهت برنامه‌ریزی صحیح برای خرید و نگهداری
- آگاهی از مقدار سفارش اقتصادی، حداقل و حداکثر موجودی هر قلم و نظارت بر میزان مناسب خرید کالاها
- کنترل نقطه سفارش و اقدام به سفارش کالا در هر زمان که مقدار موجودی به نقطه سفارش مندرج در کارت انبار رسید که البته در سازمان‌های مجهز به سیستم‌های کامپیوتری این عملیات توسط خود سیستم محاسبه و اطلاع داده می‌شود.
- آگاهی از محل قرار گرفتن کالا در انبار و در نتیجه سهولت دستیابی به آن‌ها
- انبارگردانی و کنترل موجودی‌های انبار
برای کسب اطمینان از صحت عملیات انبارداری و کشف تفاوت‌های احتمالی بین موجودی انبار و مقادیر مندرج در کارت‌های انبار لازم است تا کنترل‌هایی بر روی موجودی‌ها اعمال گردد. این تفاوت‌ها ممکن است دارای علت‌های متفاوتی باشد از جمله برخی از این دلایل عبارتند از: - اشتباهات در ثبت کارت‌های موجودی
- عدم ثبت ورودی یا خروجی کالا در کارت‌های موجودی
- سو استفاده
- کم و زیاد شدن سهوی ورودی و یا خروجی کالا به انبار
کنترل موجودی‌ها به دو صورت کنترل دائمی و انبارگردانی انجام می‌پذیرد. در کنترل دائمی انبار که عموماً بصورت شمارش و کنترل دائمی کالا و موجودی در طول سال می‌باشد. انباردارها یا افرادی که برای این منظور در نظر گرفته شده‌اند به طور مداوم ورود و خروج کالاها را با میزان آن‌ها کارت‌ها مطابقت داده و از بروز اختلافات احتمالی جلوگیری به عمل می‌آورند. این روش مزایای متعددی دارد از جمله اینکه جنبه پیشگیرانه داشته و از بروز تفاوت‌ها جلوگیری می‌کند. اطلاعات انبار در هر زمان به روز بوده و در دسترس می‌باشد و از آنجا که افراد مشخصی به طور مداوم کار شمارش را انجام می‌دهند و در این زمینه تخصص لازم را بدست آورده و کار کنترل با دقت خاصی انجام می‌شود. علاوه بر این تعطیلی یا وقفه‌ای نیز در فعالیت‌های موسسه بوجود نمی‌آید از آنجا که شمارش دائمی موجودی انبارها از یک طرف هزینه‌های زیادی برای سازمان بدنبال دارد و از طرف دیگر ممکن است باعث اختلاط وظایف صف و ستاده در انبار شده و یا زمینه سو استفاده‌های احتمالی در امور انبار بوجود آید. لذا در اکثر سازمان‌ها به جای کنترل دائمی موجودی انبارها، از روش انبارگردانی برای نظارت بر امور انبار بهره می‌گیرند.
انبار گردانی و مراحل آن
انبارگردانی عبارت است از کنترل فیزیکی انبار و شمارش کالاهای موجود در انبار و تطبیق آن‌ها با کارت‌های انبار و دفاتر حسابداری در مقاطع زمانی مشخص.
بیشتر بخوانید: فناوری‌های مهم و الزامی برای انبارداری هوشمند .
انبارگردانی یکی از رایج‌ترین و در عین حال دقیق‌ترین روش‌های کنترل موجودی‌های انبار است. در این شیوه تعداد کل اجناس سالم، معیوب، خسارت دیده، غیر قابل مصرف، ورودی و خروجی شناسایی و مشخص می‌گردند همچنین انبارگردانی موجب تسهیل در شناسایی و تفکیک موجودی‌های کم گردش و یا راکد می‌شود.
مراحل انبارگردانی
انبارگردانی معمولاً یک یا دو بار در سال و در ایام تعطیل یا کم کاری سازمان (انبارها) انجام می‌شود. برای انبارگردانی گروهی از بازرسان (شامل افراد مورد اعتمادی از داخل و یا خارج سازمان) اقدام به انبارگردانی و موجودی‌گیری و شمارش کالاها می‌کنند. لازم به ذکر است که در انبارگردانی مسئولین انبار فقط محل کالا و اطلاعات لازم را در اختیار گروه بررسی کننده می‌گذارند و نباید در امر شمارش و انبارگردانی مداخله کنند.
مراحل و اقدامات لازم جهت انبارگردانی یک انبار به شرح زیر می‌باشند:
1- مرتب کردن انبار
قبل از آن‌که انبارگردانی شروع گردد لازم است تا موجودی‌های انبار به نحو شایسته‌ای از سوی انباردارها مرتب گردد. مرتب کردن انبارها شامل چیدن کالاها در مکان‌های قابل رویت، دسته‌بندی کالاها و تفکیک طبقات و انواع مختلف کالاها، تفکیک کالاهای امانی، ضایعات و جداکردن سایر اقلامی که به نوعی باید از اقلام دیگر متمایز شده و بطور جداگانه‌ای شمارش شوند.
خطراتی که ایمنی انبار و سلامت کارگران را به خطر می‌اندازد!!
2- تهیه برگ های فهرست برداری
به منظور تسهیل در شمارش و جمع آوری اطلاعات مربوط به موجودی، برگه‌هایی که به منظور فهرست برداری و ثبت نتایج شمارش اقلام موجودی‌های انبار در نظر گرفته شده، بر روی قفسه‌های مربوط به هر قلم از کالاها الصاق می‌گردند. الصاق برگه‌های مذکور بر روی قفسه‌ها مانع دوباره کاری و شمارش تکراری کالاها و نیز باعث تسریع در جمع‌بندی اطلاعات می‌گردند (تگ انبارگردانی).
3- به روز کردن اطلاعات مربوط به موجودی
قبل از شمارش باید کلیه گردش‌های موجودی و ورود و خروج کالا در کارت‌های انبار ثبت شده و مقدار قطعی و نهایی کالا در مانده کارت‌ها آورده شود (برگ موجودی کالا)
4- تقسیم کالا و تعیین وظایف گروه های انبارگردان
برای اثر بخش کردن فعالیت‌های شمارش باید وظیفه شمارش موجودی‌های مختلف را بین تیم‌های انبارگردانی تقسیم کرده و هر تیم را به شمارش یک بخش از کالاها مأمور نمود. تیم‌های مذکور متشکل از چند نفر به عنوان شمارش گر، حسابدار و ارزیاب می‌باشد ( ثبات، شمارشگر).
5- ثبت اطلاعات بر روی برگه های فهرست برداری
پس از شمارش و کنترل هر قلم از کالاها آمار آن در برگه‌های فهرست برداری الصاق شده بر آن ثبت می‌شود. پس از ثبت اطلاعات مربوط به هر قلم برگه‌های فهرست برداری مربوطه از سوی شمارشگر و ثبات و تیم بازرسی کننده امضاء می‌گردد.
6- تطبیق اطلاعات شمارش با اطلاعات کارت انبار و کاردکس
مانده محاسبه شده در کارت‌های انبار باید با تعداد کالای شمارش شده مطابقت داده شود. در صورت عدم مغایرت بین موجودی کالای شمارش‌شده و مانده کارت انبار صحت فعالیت‌های مربوطه تأیید و به مسئولین مربوطه اعلام گردد.
اگر بین مانده کارت‌ها و موجودی شمارش شده، مغایرتی وجود داشته باشد، باید بررسی بیشتری صورت بگیرد تا علت مغایرت مشخص گردد. مغایرت مذکور ممکن است به دلیل اشتباه در ثبت، اشتباه در شمارش و ورود و خروج و یا سوء استفاده‌های احتمالی باشد.
7- اصلاح اطلاعات کارت های انبار
با مشخص‌شدن علت مغایرت‌های احتمالی و پس از مشخص‌شدن تعداد واقعی موجودی کالا، کارت‌های انبار متناسب با کالاهای موجود در انبار، اصلاح و اطلاعات آن به روز گردد تا مانده موجود در حساب‌های انبار و کاردکس، آمار واقعی و قابل برنامه‌ریزی باشند.
مبادی و روش‌های ورود کالا به انبارهای سازمان متنوع است. بدین ترتیب که برخی کالاها از طریق خرید توسط کارپردازان و از بازارهای داخلی خریداری و تحویل انبار می‌گردد و برخی کالاهای دیگر از بازارهای خارجی تهیه می‌گردند. برخی کالاهای ورودی به انبار از سایر انبارهای موسسه و برخی دیگر بصورت امانی از موسسات دیگر به انبار انتقال داده می‌شوند و نهایتاً برخی از کالاهای ورودی، کالاهایی هستند که قبلاً از انبار خارج شده و به دلایل مختلف به انبار برگشت داده شده‌اند.
امروزه لیفتراک ها ایمن‌تر از همیشه بوده و شرکت ها کارهای زیادی برای بهبود بیشتر ایمنی لیفتراک انجام می‌دهند. با نکات ایمنی لیفتراک آشنا شویم.
تحویل کالا به انبار ممکن است جنبه دائمی و قطعی داشته باشد و یا اینکه نیاز به بررسی بیشتر بر روی کالا و احیاناً کنترل کیفیت و آزمایش داشته باشد که به این گونه تحویل‌ها، تحویل موقت گفته می‌شود.
پس از ورود کالا به انبار لازم است تا مراقبت‌های خاصی از کالا بعمل آمده تا با صرف هزینه کمتر کالا را در زمان خواسته شده به مصرف‌کننده آن تحویل دهیم. از جمله اقدامات انجام شده برای بهبود نگهداری کالا در انبار، کدگذاری اقلام انبار است.
اعمال مدیریت صحیح در بخش موجودی و کنترل هزینه‌های این بخش از موسسه نیازمند برنامه‌ریزی علمی جهت سفارش، خرید و نگهداری کالا در انبار است. در گذشته از دفاتر حسابداری و انبارداری متنوعی مثل دفتر واردات، دفتر خروجی، دفتر راهنما و… بهره گرفته می‌شد لیکن هم اکنون سیستم کاردکس و کارت انبار نظام نوین مالی، جایگزین دفاتر فوق شده و کنترل‌های مختلفی را بر ورود و خروج کالا به انبار ممکن ساخته است. همچنین روش‌های کنترلی دیگری مثل شمارش موجودی و انبارگردانی به منظور نظارت بر فرایند انبارداری و حسابداری انبارها توسط سازمان‌ها اعمال می‌شود.
ستایش لجستیک با بیش از ۷۰ سال سابقه در حوزه اجاره انبار، اجاره سوله، اجاره کانتینر در خدمت شما عزیزان می‌باشد.
وضع طبیعی انبار ها
انبارها باید از لحاظ وضع طبیعی هوا، درجه حرارت و برودت ، رفت و آمد بر اساس نوع و طبیعت اجناس و کالاهایی که در آن‌ها قرار داده می‌شود ، ساخته شده و رعایت نکات مربوط به هوا، درجه حرارت، سردی، گرد و غبار، نور و روشنایی، نظافت و بهداشت، سر و صدا و سایر مسایل ایمنی مربوط به محیط و فضای انبار در آن رعایت شده باشد.
نکات ایمنی عمومی در انبار ها
- سطح انبار باید از سطح زمین‌های اطراف بالاتر باشد.
- سطح انبار آبگیر و نمناک نباشد.
- دیوارها و سقف‌های انبار بدون استثنا باید از مصالح غیر قابل اشتعال بکار برده شود.
- کف انبارها باید از بتن مسلح و مقاوم باشد تا در برابر وزن اجسام قابلیت تحمل را داشته باشد.
- کف انبارها باید دارای شیب ملایم باشد تا در صورت شسشتو آب در محل‌هایی از آن جمع نشود.
- فاصله بین انبارها باید به نحوی باشد که به راحتی ماشین‌های آتش نشانی بین آن‌ها حرکت کند.
- درب انبارها باید از جنس فلز و سطح داخلی آن صاف و بدون شکاف باشد.
- پنجره انبارها باید فلزی و مجهز به حفاظت و تور سیمی باشد.
- داخل انبارها باید به نسبت حجم آن دستگاه تهویه و هواکش داشته باشد.
- سیم کشی برق باید توکار و از داخل و لوله‌های مخصوص انجام گیرد و کلید و پریزها و روشنایی از نوع ضدجرقه باشد.
نکات ایمنی قفسه بندی در انبار ها
هنگام انتخاب قفسه‌بندی برای یک انبار باید به اندازه، شکل و وزن اقلام انبارش توجه ویژه‌ای شود و انواع پالت متناسب با اندازه کالاها و ظرفیت وزن می‌تواند موارد سقوط و آسیب‌های مربوط به بارگذاری را کاهش دهد.
بارهای سنگین‌تر و بزرگتر باید در طبقات پایین قفسه‌ها قرار گیرد تا آسیب‌های بالابر و لیفتراک به حداقل برسد.
ایمنی سیستم‌های قفسه‌بندی با طراحی انبوه، موثر و نصب و راه اندازی قفسه‌بندی آغاز می‌شود، که توسط پرسنل متخصص در مونتاژ قفسه‌ها مطابق دستورالعمل‌های تولید کننده انجام می‌شود.
روشنایی در محل انبار باید دارای نور مناسب باشد و فواصل آخرین طبقات با روشنایی‌ها رعایت شود.
بازرسی منظم در راستای ایمنی قفسه‌بندی با هر شرایط کاری ضروری است.
بازرسی از قفسه‌بندی شامل کنترل نمودن اتصالات، محکم بودن پیچ و مهره، مهار بند‌ها و قرار گرفتن تمامی قطعات در محل خود و در یک راستا بودن قفسه انجام شود.
نکات ایمنی مواد قابل اشتعال و انفجار در انبارها
انبار باید دارای تهویه مناسب و کافی باشد تا در صورت نشت و انتشار بخار مواد قابل اشتعال ، هوای داخل انبار تخلیه شود.
برای گرم کردن اتاق کارکنان در این قبیل انبارها از شوفاژ برقی ضد شعله و یا شوفاژ بخار آب استفاده شود.
از خطرات آتش سوزی در محل کار آگاه باشیم و درست‌ترین اقدامات در هنگام مواجه با آن را بدانیم.
مواد قابل اشتعال را باید در انبارهای جدا از مواد دیگر و مناسب با این مواد نگه داری کرد.
تابلوهای (خطر آتش سوزی) و (استعمال دخانیات ممنوع) در مکان‌های مناسب و چشمگیر نصب شوند.
برای تامین روشنایی از سیم‌های استاندارد و چراغ ضد شعله استفاده شود و کلید و پریزها از نوع ضد جرقه انتخاب شوند.
