پیش فاکتورها پس از انجام خرید توسط فرد فروشنده به شخص خریدار تحویل داده می‌شوند. نکته مهمی که در این مورد باید توجه کنید، آن است که پس از دریافت پیش فاکتور شما نیازی به پرداخت هزینه به فرد فروشنده نخواهید داشت. این فاکتور به منزله اطلاع شخص خریدار از اقلام خریداری شده بوده و صرفا جنبه اطلاع رسانی دارد.
ستایش لجستیک به عنوان یکی از با سابقه‌ترین شرکت‌ها با ۷۰ سال فعالیت در حوزه لجستیک و حمل و نقل، اجاره انبار در تهران،انبارداری لاستیک، اجاره انبار وسایل منزل و اجاره سوله در تهران دارای انبارهای کالاهای بازرگانی در منطقه کهریزک است که جواز کسب معتبر دارد.
تاجران و بازرگانان با دریافت پیش فاکتور نه تنها قادر هستند تا قیمت نهایی کالاهای مورد نظر خود را بررسی کنند، بلکه می‌توانند لیست محصولات خریداری شده را نیز چک نمایند.
نمونه متن درخواست پیش فاکتور
در ابتدا برای نوشتن پیش فاکتور نیاز به نوشتن اطلاعات زیر در بالای صفحه پیش فاکتور است:
- نام و نام خانوادگی: [نام خود را وارد کنید]
- سمت: [سمت خود را وارد کنید]
- نام شرکت: [نام شرکت خود را وارد کنید]
- آدرس: [آدرس شرکت خود را وارد کنید]
- تلفن: [شماره تلفن خود را وارد کنید]
- ایمیل: [ایمیل خود را وارد کنید]
- نام و نام خانوادگی دریافت کننده: [نام شخص دریافت کننده را وارد کنید]
- سمت دریافت کننده: [سمت شخص دریافت کننده را وارد کنید]
- نام شرکت دریافت کننده: [نام شرکت دریافت کننده را وارد کنید]
- موضوع: درخواست پیش فاکتور برای [نام کالا یا خدمات مورد نظر]
ضمن عرض درود و احترام
بدینوسیله خواهشمند است پیش فاکتور مربوط به [نام کالا یا خدمات مورد نظر] را به شرح ذیل برای اینجانب ارسال نمایید:
مشخصات کالا یا خدمات:
- نام: [نام کالا یا خدمات را وارد کنید]
- تعداد: [تعداد مورد نظر را وارد کنید]
- مشخصات فنی: [مشخصات فنی مورد نظر را وارد کنید]
شرایط پرداخت:
- نحوه پرداخت: [نحوه پرداخت مورد نظر را وارد کنید]
- مهلت پرداخت: [مهلت پرداخت مورد نظر را وارد کنید]
ارسال:
- مبدأ: [مبدأ ارسال را وارد کنید]
- مقصد: [مقصد ارسال را وارد کنید]
- شرایط حمل: [شرایط حمل مورد نظر را وارد کنید]
پیشاپیش از همکاری شما سپاسگزارم.
با احترام
[نام و نام خانوادگی]
[سمت]
[نام شرکت]
نمونه پیش فاکتور
در قسمت پایین نمونه‌ای از یک پیش فاکتور را آورده‌ایم. توجه داشته باشید که این مدل از فاکتور باید شامل اطلاعات شخصی فرد، آدرس و اقلام مورد نظر باشد. در صورتی که هر یک از این اطلاعات در آن ذکر نشود، آن فاکتور استاندارد به شمار نمی‌رود.
شباهت و تفاوت پیش فاکتور با فرم استعلام بها چیست؟
امروزه که بازار دچار نوسانات بسیاری می‌باشد، بسیاری از بازرگانان قبل از انجام خرید خود، ابتدا فرمی به نام استعلام بها یا استعلام قیمت را از فروشنده درخواست می‌کنند. در این فرم شخص فروشنده با در نظر گرفتن شرایط بازار و همچنین اقلام مورد نیاز، قیمت نهایی خرید را به خریدار اعلام می‌کند. این فرم شامل مواردی نظیر مشخصات خریدار، کالاهای مورد نظر، تاریخ ارسال فرم و… می‌باشد.
از طرفی دیگر شاید این سوال برای شما عزیزان به وجود آید که پس چه تفاوتی میان پیش فاکتور و فرم استعلام بها وجود دارد؟ در پاسخ به این سوال باید خدمت شما عرض کنیم که این دو فرم دارای تفاوت و همچنین شباهت‌هایی با یکدیگر هستند. فاکتور قبل از معامله همانند فرم‌های استعلام بها به نام شخص صادر شده و دارای اطلاعات شخصی، آدرس، اقلام مورد بحث و… است. ضمن اینکه دیگر شباهت این دو از نظر قانونی است. هر دو این فرم‌ها از نظر حقوقی ارزشی نداشته و هیچ گونه مسئولیتی را برای اشخاص فروشنده و خریدار به همراه نخواهد داشت.
از تفاوت‌های این دو فرم اما میتوانیم به طراحی متفاوت آنها اشاره نماییم. در قسمت‌های پیشین عرض کردیم که فرم پیش فاکتور دارای استاندارد و قالب بندی خاصی می‌باشد. اما این در صورتی است که فرم استعلام قیمت فاقد قالب و استاندارد خاصی است. به همین سبب نیز فرم استعلام بها از رسمیت کمتری در دنیای تجارت برخوردار می‌باشد.
انواع پیش فاکتور
فاکتورهای پیش از معامله دارای انواع مختلفی هستند که با توجه به موقعیت و شرایط میتوان از آنها استفاده کرد. به طور معمول این نوع از فاکتورها از نظر رنگ، جزئیات و ساختاری می‌توانند با یکدیگر تفاوت‌هایی داشته باشند. در بحث ساختاری اما آنها تفاوت خاصی با یکدیگر ندارند و به طور معمول در برخی جزئیات کوچک با هم متفاوت هستند.
در برخی پیش فاکتورها ممکن است تمرکز اصلی روی قیمت باشد و در برخی دیگر ممکن است تمرکز اصلی روی تعداد و اقلام مورد معامله باشد. به همین سبب نیز احتمال دارد که با توجه به نوع معامله و درخواست خریدار از انواع مختلف آنها استفاده شود.
از دیگر انواع فاکتورهای قبل از خرید میتوانیم به فاکتورهایی با رنگ متفاوت اشاره نماییم. این مدل از فاکتورها در رنگ‌بندی مختلفی وجود دارند. برخی از آنها سفید، صورتی، قرمز و… هستند.
چه اطلاعاتی در پیش فاکتور ثبت می‌شود؟
تا قبل از این بخش مقاله کمی با مهم‌ترین اطلاعاتی که در فاکتورهای قبل از خرید ثبت می‌شود با هم صحبت کردیم. در این قسمت قصد داریم تا به طور دقیق آنها را بررسی کنیم. از مهم‌ترین اطلاعاتی که در این فاکتورها ثبت می‌شود میتوانیم به نام و نام خانوادگی خریدار، تاریخ درخواست و ثبت، لیست تمام کالاهای درخواست شده، ویژگی و مشخصات فنی اقلام مورد معامله و… اشاره کنیم.
دقت داشته باشید که در پیش فاکتور روش پرداخت و نحوه پرداخت نیز ذکر می‌شود. به همین سبب نیز این فاکتور در واقع اطلاعات دقیق و کاملی را در مورد معامله در خود جای می‌دهد.
اهمیت و کاربرد پیش فاکتور
بر اساس مصاحبه‌های انجام شده با مشاوران کسب‌وکار این افراد بیان کردند که یکی از عوامل جلوگیری از شکست‌های تجاری و موفقیت در بازار درخواست پیش فاکتور پیش از معامله است. در این صورت شما از تمام جزئیات معامله‌ای که قصد انجام آن را دارید آگاه خواهید بود. به همین سبب نیز میتوان مهم‌ترین اهمیت استفاده از این فاکتورها را آگاهی کامل از معامله دانست.
نحوه نوشتن پیش فاکتور
بروز هرگونه اشتباه در نوشتن فاکتورهای پیش از معامله می‌تواند ضرر و زیان زیادی برای هر دو طرف معامله به همراه داشته باشد. همین عامل نیز سبب شده تا افراد دقت زیادی در نوشتن آن داشته باشند. در ابتدا شما به منظور نوشتن این فاکتورها اطلاعات و مشخصات فرد خریدار و همچنین تاریخ روز را بنویسید.
پس از تکمیل بخش مشخصات فردی، در قسمت پایین و راست برگه باید تعداد کالاهای مورد معامله را یادداشت کنید. سپس روبه‌روی آن می‌توانید نوع محصول و مشخصات فنی آن را بنویسید. پس از تکمیل این بخش می‌توانید هزینه خرید را در قسمت مربوطه به ریال یادداشت نمایید. در نوشتن این بخش دقت بسیار زیادی داشته باشید.
تفاوت پیش فاکتور و فاکتور
با مطالعه مطالب بالا تا حدودی از تفاوت‌های پیش فاکتور و فاکتور آگاه شدید. فاکتور را میتوان به عنوان سندی معرفی کرد که شخص خریدار از فروشنده دریافت می‌کند. به منزله این سند شما مدرکی دارید که مبلغ مورد نظر برای خرید کالاهای ذکر شده در فاکتور پرداخت شده است. از طرفی فاکتورها فروشنده را نیز ملزم می‌کنند تا محصولات لیست شده را در سلامت کامل به خریدار تحویل دهد.
از دیگر تفاوت‌های پیش فاکتور و فاکتور زمان صدور آنها می‌باشد. هنگامی که شما فاکتور دریافت می‌کنید خرید نهایی شده است و تنها مراحل کمی تا تکمیل خرید باقی مانده است. اما از طرفی دیگر زمانی که شما برگه‌ای به نام پیش فاکتور از خریدار دریافت می‌کنید، در مراحل ابتدایی خرید خود به سر می‌برید!
به عبارتی دیگر میتوان این گونه گفت که فاکتور نوع نهایی شده پیش فاکتور است که توسط خریدار به فروشنده اهدا می‌شود.
جمع بندی
در این مقاله سعی کردیم تا شما عزیزان را بیشتر با کاربرد و اهمیت استفاده از پیش فاکتور در معاملات آشنا کنیم. امیدواریم که این مقاله برای شما مفید بوده باشد.
2 پاسخ
سلام مدت زمان اعتبار پیش فاکتور چه قدر هستش؟
درود به شما. با توجه به بازار پرنوسان امروز، قیمت کالاهای مختلف می‌تواند در هر روز متفاوت باشد. به همین سبب نیز این سوال به وجود می‌آید که پیش فاکتور تا چه زمانی اعتبار و صحت دارد؟ این مورد بر اساس توافقات میان خریدار و فروشنده تنظیم می‌شود. شما قبل از دریافت فاکتور پیش از خرید می‌توانید با فروشنده توافق کرده و مدت زمان اعتبار آن را مشخص کنید. توجه کنید که حتما مدت زمان اعتبار برگه را نیز در فاکتور یادداشت نمایید.